구글 스프레드시트 링크 주소로 공유하기

엑셀과 비교하였을 때, 구글 스프레드 시트의 장점은 문서를 공유하고 공동 편집이 가능하다는 점입니다. 이번 포스트에서는 구글 스프레드시트 상에서 문서를 공유하는 방법을 정리해 보았습니다.

 

※ 참고로 아래 포스팅의 모든 작업은 구글 크롬 웹브라우저에서 진행되었습니다. 크롬 기반의 웹브라우저(네이버 웨일, 파이어폭스 등)에서 왠만하면 구글 드라이브가 잘 동작하나 간혹 문제를 일으키는 부분이 있습니다. 저는 구글 웍스로 작업할 때는 크롬을 주로 사용합니다.

새문서를 하나 만들어 봅니다. 

크롬에서 구글 드라이브로 들어가서, 스프레드 시트를 하나 만듭니다.

 

좌측 상단에 있는 "새로 만들기"에서 "Google 스프레드시트" 로 들어가서 "빈 스프레드시트"로 새 문서를 생성합니다.

 

공유버튼을 이용해 문서 상에서 링크를 생성합니다.

간단하게 스프레드시트를 만들면, 우측 상단에 녹색의 공유 버튼이 보입니다. 이 버튼을 클릭하면 공유가 가능합니다.

공유 버튼을 클릭하면 아래와 같이 액세스 권한을 설정할 수 있습니다.

 

위에서 부터 천천히 살펴 보겠습니다. 

 

특정 사용자에게만 공유 하기

제일 위의 "사용자 및 그룹 추가"는 이 문서에 접근할 수 있는 사용자나 그룹을 추가하는 기능입니다. 메일 주소로 권한을 추가할 수 있으며, 특정 메일을 선택하면 뷰어/댓글작성자/편집자의 권한을 선택할 수 있습니다.

 

 

참고로 권한에 대한 정의는 아래와 같습니다. 

• 뷰어 : 문서 읽기만 가능
• 댓글 작성자 : 문서를 읽고 코멘트를 남길 수 있음
• 편집자 : 읽기와 수정이 모두 가능

"이메일 알림 보내기"를 활성화한 채로 문서를 공유하면, 알림 메일이 공유한 상대방에게 발송됩니다. 알림 메일에는 소유자가 작성한 메시지와 문서 링크가 표시됩니다.

 

링크를 가진 모든 사용자에게 공유 하기

불특정 다수에게 공유해야할 경우, 일일히 사용자 권한을 추가하지 않아도 링크 주소로 공유할 수 있습니다. 공유 메뉴에서 "일반 액세스" 하위에 "링크가 있는 모든 사용자"를 클릭하면 됩니다.

 

이 때, 링크를 가진 사용자에게 어떤 권한(뷰어/댓글작성자/편지바)을 부여할지 설정할 수 있습니다. 
불특정 다수에게 공유한다면, 편집자 권한은 주지 않는 것이 좋겠지요? 만약, 초안에 대한 리뷰를 받고 싶다면 "댓글 작성자"를 선택하여 필요한 부분만 코멘트 받도록 합시다 ^^

 

공유 옵션을 원하는데로 설정하고, 마지막에 완료 버튼을 누르면 공유 설정이 활성화 됩니다. 
"링크 복사"를 누르면 설정한 권한 범위 내에서 공유받을 수 있는 링크를 복사할 수 있습니다. 

 

예를 들어, 위의 작업 결과로 "댓글 작성자"로 공유한 문서 주소입니다. 

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WfYfHQwrQxbZuKPHzYvQVxVxRDqyy_OFkARBTrkXmfQ/edit?usp=sharing 

공유 스프레드시트

 

위 주소를 메일이나 메신저로 공유하면, 협업하는 분도 해당 문서에 접근할 수 있습니다. 

 

공유 문서 확인하기

참고로 공유 버튼이 설정되었다면, 공유 버튼에 공유가 되었다는 표시가 추가됩니다.

 

그리고 구글 드라이브의 목록에도 공유 아이콘이 추가됨을 확인할 수 있습니다.

여기저거 문서를 공유하다보면, 편집권을 열어둔 채 놔둘 수 있는데요.. 물론 구글 스프레드 시트는 수정 이력이 모두 남고 특정 버전으로 되돌아 갈 수도 있습니다. 하지만 공유 목적이 끝났다면, 공유를 중단하는 것이 문서 관리상 더 안전하겠지요?... 문서 목록에서 공유 문서를 파악해서, 작성 완료 및 정보 공개가 끝났다면 공유를 해제하는 것을 추천드립니다.

 

 

공유 문서에서 서로 피드백 받기

 

구글 스프레드 시트 문서를 공유하는 이유는, 단순히 정보를 공유하는 목적도 있겠지만 주로 공유된 정보에 대해 피드백을 받기 위한 목적이 더 많겠지요? 많은 사람들에게 피드백을 받기에는, 클라우드에서 동작하는 구글 스프레드 시트가 엑셀보다는 더 편리합니다.

 

위의 제가 간단히 만든 공유문서는 특정 월의 채널별 광고비와 유입을 표시한 문서입니다. 이 문서에서 만약 특정 지표가 잘못되었다면 그 숫자를 찍고 댓글을 추가할 수 있습니다. 

 

공유된 문서를 받고, 아래 이미지에서 우측 상단의 댓글 버튼을 누르면 별도 코멘트를 추가할 수 있습니다. 
저는 D7셀의 숫자가 이상하다며, 상세한 원인 조사가 추가로 필요하다는 내용을 댓글로 달 예정입니다.

 

 

※ 물론 MS 워드나 엑셀도 유사한 기능이 있습니다. 다만, 온라인 상에서 작업이 안되다 보니 한 번에 취합하거나 버전 관리가 몹시 어려운 경우가 많습니다...

 

댓글을 추가하면 우측에 셀별로 공유한 사람들과 댓글을 주고 받을 수 있습니다.

 

 

이상 구글 스프레드 시트로 문서 공유하는 법이었습니다.